Términos y Condiciones

UFOTECH S.A.S., identificada con NIT. 901.165.519-7 en su calidad de prestador del servicio de firma electrónica, establece los siguientes Términos y Condiciones de Uso “TyC” que rigen el acceso y la utilización de la plataforma móvil y web Si Firma (en adelante, la “Aplicación”; o el “Servicio”.

1. Aceptación de los Términos

1.1. Aceptación y Vinculación: El acceso, uso y navegación en la Aplicación Si Firma por parte de cualquier persona (el “Usuario” o el”Cliente”) implica la aceptación plena y sin reservas de los presentes TyC, de la Política de Tratamiento de Datos Personales de UFOTECH S.A.S. (GJ-PO-00X) y de cualquier documento legal complementario.

1.2. Capacidad Legal: El Usuario declara ser legalmente capaz para contratar y
obligarse. Si el Usuario actúa en nombre de una persona jurídica, declara tener las
facultades suficientes para obligar a dicha entidad a los presentes TyC.

2. Objeto del Servicio y Validez Legal

2.1. Definición del Servicio: Si Firma es una plataforma tecnológica que tiene como objeto la generación de Firmas Electrónicas para documentos digitales (Mensajes de Datos) con el fin de dotarlos de validez jurídica en la República de Colombia.

2.2. Marco Normativo: UFOTECH S.A.S. garantiza que el Servicio cumple con los requisitos de la Ley 527 de 1999 (Mensajes de Datos y Firma Electrónica) y sus normas reglamentarias, garantizando la presunción de autenticidad e integridad del documento firmado mediante la generación de la Evidencia de Firma (Metadatos de Auditoría).

2.3. Tipo de Firma: El Servicio Si Firma proporciona una solución de Firma Electrónica Simple (o Avanzada, según el plan contratado), y no es una Entidad de Certificación Digital ni provee certificados de Firma Digital bajo los estándares específicos de la Ley 527 de 1999.

2.4. Uso Permitido y Exclusivo
El Cliente (Usuario) está autorizado a usar la Aplicación Si Firma exclusivamente para la generación de Firmas Electrónicas en documentos digitales (Mensajes de Datos) propios o de terceros con el consentimiento previo de estos, siempre que dicho uso sea conforme a la Ley 527 de 1999 y demás normas colombianas aplicables. Queda estrictamente prohibido cualquier uso distinto al objeto contractual del Servicio.

3. Registro y Uso de la Cuenta

3.1. Requisitos de la Cuenta: Para utilizar los Servicios, el Usuario debe crear una cuenta de acceso, suministrando información de registro veraz, completa y actualizada.

3.2. Responsabilidad del Acceso: El Usuario es el único y exclusivo responsable de mantener la confidencialidad de su contraseña y de toda la actividad que ocurra bajo su cuenta, comprometiéndose a notificar inmediatamente a UFOTECH S.A.S. cualquier uso no autorizado de su cuenta.

3.3. Proceso de Firma: Para el proceso de firma de documentos, la Aplicación
generará y recolectará la Evidencia de Firma (incluyendo el Hash criptográfico del
documento, la dirección IP, el Log de Trazabilidad, y la hora exacta de la transacción) para asegurar la integridad y la autoría del firmante.

4. Obligaciones y Responsabilidades del Usuario El Usuario se obliga a:

4.1. Legalidad del Contenido: El Usuario es el único responsable de la legalidad, el contenido y la procedencia de los documentos cargados y firmados a través de SiFirma. UFOTECH S.A.Sno verifica la legalidad ni actúa como custodio legal del contenido.

4.2. Autorizaciones: El Cliente debe obtener, y garantizar que los Firmantes han otorgado, todas las autorizaciones, consentimientos o permisos requeridos por la ley, incluida la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales y la recolección de los metadatos inherentes al proceso de firma.

4.3. Veracidad de la Información: El Firmante garantiza que la información de registro y los datos de autenticación utilizados para firmar son veraces, completos y le pertenecen. El Cliente y Firmante, se comprometen a no utilizar el Servicio para fines ilícitos, fraudulentos, difamatorios, o para la firma de documentos cuyo contenido sea contrario a la moral, el orden público o las leyes colombianas.

4.4. Conservación de Documentos: El Cliente es responsable de la descarga y custodia a largo plazo de los documentos finales firmados (Mensajes de Datos), entendiendo que Si Firma no es un Sistema de Gestión Documental de Archivo Electrónico.

5. Exclusión y Limitación de Responsabilidad de UFOTECH S.A.S.
Esta sección establece la exención de responsabilidad de UFOTECH S.A.S. con respecto a la conservación documental y la cadena de custodia posterior a la firma.

5.1. Limitación de la Cadena de Custodia (El Hito de la Entrega): La responsabilidad de UFOTECH S.A.S. sobre la integridad del documento y la cadena de custodia se limita a la Evidencia de Firma (Hash, Metadatos y Log de Auditoría) y se extiende únicamente hasta el momento en que el documento firmado es enviado y/o puesto a disposición de las partes interesadas para su descarga.

5.2. Exención de la Conservación Documental: El Usuario acepta que UFOTECH S.A.S. no es un Sistema de Gestión Documental de Archivo Electrónico. Por lo tanto, UFOTECH S.A.S. no es responsable de:

•  La custodia, almacenamiento o conservación del documento final firmado por el plazo legal mínimo de diez (10) años o el que determine la Tabla de Retención Documental (TRD) del Usuario.
• La pérdida, deterioro, alteración o inaccesibilidad de los documentos que ocurra después de su descarga y/o envío al Usuario o a las partes designadas.

5.3. Integridad de la Evidencia: La única obligación de conservación a largo plazo de UFOTECH S.A.S. es sobre la Evidencia de Firma (Metadatos de Auditoría), cuyo tiempo de conservación será determinado por el SLA y/o la Política de Tratamiento de Datos, y no por el plazo legal de conservación del documento mismo.

5.4. Indemnidad: El Usuario mantendrá indemne a UFOTECH S.A.S. por cualquier reclamación, perjuicio, o acción legal que resulte de la pérdida, deterioro o uso indebido de los documentos firmados después de la entrega o descarga por parte del Usuario.

6. Propiedad Intelectual y Confidencialidad

6.1. Propiedad Intelectual de UFOTECH: La Aplicación Si Firma, incluyendo su código fuente, diseño, marcas, logotipos y la tecnología subyacente de generación de firmas, son propiedad exclusiva de UFOTECH S.A.S. Estos TyC no transfieren ningún derecho de propiedad intelectual al Usuario.

6.2. Propiedad del Contenido: El Usuario conserva todos los derechos de propiedad intelectual sobre los documentos cargados y firmados en la Aplicación.

6.3. Confidencialidad: UFOTECH S.A.S. se compromete a mantener la
confidencialidad de los documentos y de la información del Usuario, salvo que la
divulgación sea requerida por ley, orden judicial o autoridad competente.

7. Vigencia, Modificaciones y Terminación

7.1. Vigencia: Los presentes TyC tendrán vigencia indefinida mientras el Usuario utilice el Servicio.

7.2. Modificaciones: UFOTECH S.A.S. se reserva el derecho de modificar estos TyC en cualquier momento. El Usuario será notificado de las modificaciones por correo electrónico o a través de la Aplicación. El uso continuado del Servicio después de la publicación de las modificaciones constituye la aceptación de los nuevos términos.

7.3. Terminación: UFOTECH S.A.S. podrá terminar o suspender el Servicio a cualquier Usuario que incumpla gravemente estos TyC, sin perjuicio de las acciones legales pertinentes.

8. Ley Aplicable y Jurisdicción

8.1. Ley Aplicable: Los presentes Términos y Condiciones se rigen e interpretan
conforme a las leyes de la República de Colombia, en particular la Ley 527 de 1999 y la Ley 1581 de 2012.

8.2. Jurisdicción: Cualquier disputa o controversia que surja de la interpretación o aplicación de estos TyC será sometida a la jurisdicción de los tribunales competentes de la ciudad de Barranquilla, Colombia.

9. Acuerdo de Encargo del Tratamiento (Data Processing Agreement – DPA)
Al utilizar el Servicio Si Firma, el Cliente acepta y reconoce el siguiente Acuerdo de Encargo del Tratamiento (DPA), en el cual el Cliente actúa como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que carga, y UFOTECH S.A.S. actúa como Encargado del Tratamiento de dichos datos.

9.1. Objeto del Encargo
El objeto del encargo consiste en el tratamiento de los datos personales suministrados por el Cliente y los Firmantes a través de la Aplicación Si Firma con la única finalidad de prestar el servicio de Firma Electrónica y generar la Evidencia de Firma (Metadatos de Auditoría, Log de Trazabilidad, Hash).

9.2. Responsabilidad de UFOTECH S.A.S. (Encargado)
UFOTECH S.A.S. se compromete, como Encargado del Tratamiento, a:

•  Tratar los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones
  documentadas del Cliente (Responsable) y las finalidades establecidas en los presentes TyC y la Política de Tratamiento de Datos Personales.
• No aplicar, utilizar o divulgar los datos personales para fines diferentes a los necesarios para la prestación del Servicio.
• Garantizar la confidencialidad de los datos personales.
• Garantizar el ejercicio de los derechos del Titular (Acceso, Rectificación,
  Supresión, etc.) en la medida que su rol como Encargado lo permita, notificando inmediatamente al Cliente (Responsable) de cualquier solicitud recibida directamente.
• Conservar la Evidencia de Firma conforme a la Política de Eliminación y
  Conservación de Datos de UFOTECH S.A.S.

9.3. Obligaciones del Cliente (Responsable)
El Cliente se compromete, como Responsable del Tratamiento, a:

• Garantizar que cuenta con las autorizaciones previas, expresas e informadas de todos los Titulares (incluyendo los Firmantes) para el tratamiento de sus datos personales a través de SiFirma.
• Cumplir con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas
  concordantes en la recolección inicial y el uso posterior de los datos.
• Responder por la veracidad, calidad y legalidad de los datos personales que
  suministra o carga en la plataforma.
• Mantener indemne a UFOTECH S.A.S. de cualquier sanción, multa o
  reclamación legal que surja del incumplimiento de sus obligaciones como
  Responsable del Tratamiento.

9.4. Medidas de Seguridad UFOTECH S.A.S. garantiza la aplicación de medidas de seguridad organizacionales, técnicas y contractuales, conforme a la norma ISO/IEC 27001:2022, incluyendo, pero sin limitarse a:

• Cifrado de datos en tránsito y en reposo
• Controles de acceso lógico y físico.
• Generación y custodia de Logs de Auditoría para la trazabilidad de operaciones.

Acuerdos de Confidencialidad con sus colaboradores y proveedores.

9.5. Subencargados y Transferencias
El Cliente autoriza a UFOTECH S.A.S. a utilizar subencargados (Proveedores de servicios tecnológicos como cloud computing, correo electrónico, etc.) para la prestación del Servicio. UFOTECH S.A.S. se compromete a garantizar que los subencargados cumplan con las mismas obligaciones de seguridad y confidencialidad aquí establecidas, incluyendo la firma de contratos de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013, cuando sea aplicable.

9.6. Retención y Eliminación
La retención y eliminación de los datos personales tratados por UFOTECH S.A.S. como Encargado se regirá por la Política de Eliminación y Conservación de Datos de la Aplicación SiFirma.

9.7. Auditorías y Cumplimiento
UFOTECH S.A.S. pondrá a disposición del Cliente la documentación que acredite el cumplimiento de sus obligaciones como Encargado del Tratamiento, incluyendo
certificaciones de seguridad (ISO 27001) o extractos relevantes de sus políticas.