Términos y Condiciones
Reglas de uso y responsabilidades
Te invitamos a leerlo con atención para comprender tus derechos, responsabilidades y el funcionamiento de nuestros servicios.
UFOTECH S.A.S., identificada con NIT. 901.165.519-7 en su calidad de prestador del servicio de firma electrónica, establece los siguientes Términos y Condiciones de Uso (“TyC”) que rigen el acceso y la utilización de la plataforma móvil y web SiFirma (en adelante, la “Aplicación” o el “Servicio”).
1. Aceptación de los términos
1.1. Aceptación y Vinculación
El acceso, uso y navegación en la Aplicación SiFirma por parte de cualquier persona (el “Usuario” o el “Cliente”) implica la aceptación plena y sin reservas de los presentes TyC, de la Política de Tratamiento de Datos Personales de UFOTECH S.A.S. (GJ-PO-001) y de cualquier documento legal complementario.
1.2. Capacidad Legal
El Usuario declara ser legalmente capaz para contratar y obligarse. Si el Usuario actúa en nombre de una persona jurídica, declara tener las facultades suficientes para obligar a dicha entidad a los presentes TyC.
2. Objeto del servicio y validez legal
2.1 Definición del servicio
SiFirma es una plataforma tecnológica que tiene como objeto la generación de Firmas Electrónicas para documentos digitales (Mensajes de Datos) con el fin de dotarlos de validez jurídica en la República de Colombia.
2.2. Marco Normativo
UFOTECH S.A.S. garantiza que el Servicio cumple con los requisitos de la Ley 527 de 1999 (Mensajes de Datos y Firma Electrónica) y sus normas reglamentarias, garantizando la presunción de autenticidad e integridad del documento firmado mediante la generación de la Evidencia de Firma (Metadatos de Auditoría).
2.3. Tipo de Firma
El Servicio SiFirma proporciona una solución de Firma Electrónica Simple (o Avanzada, según el plan contratado), y no es una Entidad de Certificación Digital ni provee certificados de Firma Digital bajo los estándares específicos de la Ley 527 de 1999.
2.4. Uso Permitido y Exclusivo
El Cliente (Usuario) está autorizado a usar la Aplicación SiFirma exclusivamente para la generación de Firmas Electrónicas en documentos digitales (Mensajes de Datos) propios o de terceros con el consentimiento previo de estos, siempre que dicho uso sea conforme a la Ley 527 de 1999 y demás normas colombianas aplicables. Queda estrictamente prohibido cualquier uso distinto al objeto contractual del Servicio.
3. Registro y uso de la cuenta
3.1. Requisitos de la Cuenta
Para utilizar los Servicios, el Usuario debe crear una cuenta de acceso, suministrando información de registro veraz, completa y actualizada.
3.2. Responsabilidad del Acceso
El Usuario es el único y exclusivo responsable de mantener la confidencialidad de su contraseña y de toda la actividad que ocurra bajo su cuenta, comprometiéndose a notificar inmediatamente a UFOTECH S.A.S. cualquier uso no autorizado de su cuenta.
3.3. Proceso de Firma
Para el proceso de firma de documentos, la Aplicación generará y recolectará la Evidencia de Firma (incluyendo el Hash criptográfico del documento, la dirección IP, el Log de Trazabilidad, y la hora exacta de la transacción) para asegurar la integridad y la autoría del firmante.
3.4. Mecanismos de Autenticación y Prueba de Vida
Para garantizar la inalterabilidad y el principio de no repudio de los documentos firmados, la plataforma SiFirma podrá ofrecer al firmante la opción de completar una Prueba de Vida mediante gestos o movimientos frente a la cámara del dispositivo. El firmante podrá aceptar o rechazar esta funcionalidad de forma libre e informada, conforme a los principios de la Ley 1581 de 2012 y la Ley 2573 de 2026 sobre identidad digital.
En caso de rechazo, el proceso de firma continuará a través de los demás mecanismos de autenticación disponibles en la plataforma (código OTP y representación gráfica de firma). El rechazo no impedirá al firmante suscribir el documento.
La decisión del firmante aceptación o rechazo quedará registrada de forma inalterable en el Log de Auditoría del proceso de firma como evidencia del nivel de verificación de identidad elegido voluntariamente.
Efectos probatorios del rechazo: En consecuencia, si el firmante rechaza la Prueba de Vida y posteriormente alega no haber suscrito el documento o desconoce su firma, dicho rechazo voluntario constituirá un indicio grave en su contra, toda vez que desechó de manera consciente el mecanismo de verificación de identidad de mayor nivel disponible en la plataforma. Lo anterior, conforme al principio de no repudio consagrado en el artículo 28 de la Ley 527 de 1999 y a las reglas de la sana crítica del artículo 176 del Código General del Proceso. La carga de desvirtuar la autenticidad de la firma recaerá sobre quien la desconoce.
4. Obligaciones y responsabilidades del usuario
4.1. Legalidad del Contenido
El Usuario es el único responsable de la legalidad, el contenido y la procedencia de los documentos cargados y firmados a través de SiFirma. UFOTECH S.A.S. no verifica la legalidad ni actúa como custodio legal del contenido.
4.2. Autorizaciones
El Cliente debe obtener, y garantizar que los Firmantes han otorgado, todas las autorizaciones, consentimientos o permisos requeridos por la ley, incluida la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales y la recolección de los metadatos inherentes al proceso de firma.
Consentimiento para Prueba de Vida (dato biométrico sensible): Respecto del tratamiento de la imagen facial obtenida durante la Prueba de Vida, el consentimiento específico del Firmante como dato biométrico sensible en los términos del artículo 5 y artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 es recabado directamente por UFOTECH S.A.S. a través del aviso en pantalla previo a la activación de dicha funcionalidad dentro de la plataforma, conforme a lo establecido en la Política de Tratamiento de Datos Personales. En consecuencia, el Cliente (Responsable del Tratamiento) queda exonerado de la obligación de recabar dicho consentimiento específico, el cual es gestionado íntegramente por UFOTECH S.A.S. como Encargado del Tratamiento.
4.3. Veracidad de la Información
El Firmante garantiza que la información de registro y los datos de autenticación utilizados para firmar son veraces, completos y le pertenecen.
4.4. Uso Prohibido
El Cliente y Firmante se comprometen a no utilizar el Servicio para fines ilícitos, fraudulentos, difamatorios, o para la firma de documentos cuyo contenido sea contrario a la moral, el orden público o las leyes colombianas.
4.5. Conservación de Documentos
El Cliente es responsable de la descarga y custodia a largo plazo de los documentos finales firmados (Mensajes de Datos), entendiendo que SiFirma no es un Sistema de Gestión Documental de Archivo Electrónico.
5. EXCLUSION Y LIIMITACION DE RESPONSABILIDAD DE UFOTECH S.A.S
5.1. Limitación de la Cadena de Custodia
La responsabilidad de UFOTECH S.A.S. sobre la integridad del documento y la cadena de custodia se limita a la Evidencia de Firma (Hash, Metadatos y Log de Auditoría) y se extiende únicamente hasta el momento en que el documento firmado es enviado y/o puesto a disposición de las partes interesadas para su descarga.
5.2. Exención de la Conservación Documental
El Usuario acepta que UFOTECH S.A.S. no es un Sistema de Gestión Documental de Archivo Electrónico. Por lo tanto, UFOTECH S.A.S. no es responsable de:
- La custodia, almacenamiento o conservación del documento final firmado por el plazo legal mínimo de cinco (05) años.
- La pérdida, deterioro, alteración o inaccesibilidad de los documentos que ocurra después de su descarga y/o envío al Usuario o a las partes designadas.
5.4. Indemnidad
El Usuario mantendrá indemne a UFOTECH S.A.S. por cualquier reclamación, perjuicio, o acción legal que resulte de la pérdida, deterioro o uso indebido de los documentos firmados después de la entrega o descarga por parte del Usuario.
6. Propiedad Intelectual y confidencial
6.1. Propiedad Intelectual de UFOTECH
La Aplicación SiFirma, incluyendo su código fuente, diseño, marcas, logotipos y la tecnología subyacente de generación de firmas, son propiedad exclusiva de UFOTECH S.A.S. Estos TyC no transfieren ningún derecho de propiedad intelectual al Usuario.
6.2. Propiedad del Contenido
El Usuario conserva todos los derechos de propiedad intelectual sobre los documentos cargados y firmados en la Aplicación.
6.3. Confidencialidad
UFOTECH S.A.S. se compromete a mantener la confidencialidad de los documentos y de la información del Usuario, salvo que la divulgación sea requerida por ley, orden judicial o autoridad competente.
7. Vigencia, modificaciones y terminación
7.1. Vigencia
Los presentes TyC tendrán vigencia indefinida mientras el Usuario utilice el Servicio.
7.2. Modificaciones
UFOTECH S.A.S. se reserva el derecho de modificar estos TyC en cualquier momento. El Usuario será notificado de las modificaciones por correo electrónico o a través de la Aplicación. El uso continuado del Servicio después de la publicación de las modificaciones constituye la aceptación de los nuevos términos.
Excepción para datos biométricos y sensibles: Cuando las modificaciones a estos TyC o a la Política de Tratamiento de Datos afecten la finalidad, el plazo de conservación o las condiciones de tratamiento de datos biométricos o sensibles incluyendo la imagen facial obtenida durante la Prueba de Vida, UFOTECH S.A.S. no podrá aplicar dichos cambios mediante aceptación tácita por uso continuado. En estos casos, UFOTECH S.A.S. recabará el consentimiento expreso, previo e informado del Titular antes de aplicar los nuevos términos, conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y los principios de la Ley 2573 de 2026. La negativa del Titular a otorgar dicho consentimiento no implicará la terminación inmediata del Servicio, sino el mantenimiento de las condiciones anteriores de tratamiento hasta que se llegue a un acuerdo o se ejerza el derecho de supresión.
7.3. Terminación
UFOTECH S.A.S. podrá terminar o suspender el Servicio a cualquier Usuario que incumpla gravemente estos TyC, sin perjuicio de las acciones legales pertinentes.
8. Ley aplicable y jurisdicción
8.1. Ley Aplicable
Los presentes Términos y Condiciones se rigen e interpretan conforme a las leyes de la República de Colombia, en particular la Ley 527 de 1999, la Ley 1581 de 2012 y la Ley 2573 de 2026.
8.2. Jurisdicción
Cualquier disputa o controversia que surja de la interpretación o aplicación de estos TyC será sometida a la jurisdicción de los tribunales competentes de la ciudad de Barranquilla, Colombia.
9. Acuerdo de Encargo del Tratamiento (Data Processing Agreement – DPA)
Al utilizar el Servicio SiFirma, el Cliente acepta y reconoce el siguiente Acuerdo de Encargo del Tratamiento (DPA), en el cual el Cliente actúa como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que carga, y UFOTECH S.A.S. actúa como Encargado del Tratamiento de dichos datos.
9.1. Objeto del Encargo
El objeto del encargo consiste en el tratamiento de los datos personales suministrados por el Cliente y los Firmantes a través de la Aplicación SiFirma con la única finalidad de prestar el servicio de Firma Electrónica y generar la Evidencia de Firma (Metadatos de Auditoría, Log de Trazabilidad, Hash).
9.2. Responsabilidad de UFOTECH S.A.S. (Encargado)
UFOTECH S.A.S. se compromete, como Encargado del Tratamiento, a:
- Tratar los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente (Responsable) y las finalidades establecidas en los presentes TyC y la Política de Tratamiento de Datos Personales.
- No aplicar, utilizar o divulgar los datos personales para fines diferentes a los necesarios para la prestación del Servicio.
- Garantizar la confidencialidad de los datos personales.
- Garantizar el ejercicio de los derechos del Titular (Acceso, Rectificación, Supresión, etc.) en la medida que su rol como Encargado lo permita, notificando inmediatamente al Cliente (Responsable) de cualquier solicitud recibida directamente.
- Conservar la Evidencia de Firma conforme a la Política de Eliminación y Conservación de Datos de UFOTECH S.A.S.
9.3. Obligaciones del Cliente (Responsable)
El Cliente se compromete, como Responsable del Tratamiento, a:
- Garantizar que cuenta con las autorizaciones previas, expresas e informadas de todos los Titulares (incluyendo los Firmantes) para el tratamiento de sus datos personales a través de SiFirma, con excepción del dato biométrico de Prueba de Vida, cuyo consentimiento es gestionado directamente por UFOTECH S.A.S. conforme a la sección 4.2 de estos TyC.
- Cumplir con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 2573 de 2026 y demás normas concordantes en la recolección inicial y el uso posterior de los datos.
- Responder por la veracidad, calidad y legalidad de los datos personales que suministra o carga en la plataforma.
- Mantener indemne a UFOTECH S.A.S. de cualquier sanción, multa o reclamación legal que surja del incumplimiento de sus obligaciones como Responsable del Tratamiento.
- Cifrado de datos en tránsito y en reposo.
- Controles de acceso lógico y físico.
- Generación y custodia de Logs de Auditoría para la trazabilidad de operaciones.
- Acuerdos de Confidencialidad con sus colaboradores y proveedores.
9.5. Subencargados y Transferencias
El Cliente autoriza a UFOTECH S.A.S. a utilizar subencargados (Proveedores de servicios tecnológicos como cloud computing, correo electrónico, etc.) para la prestación del Servicio. UFOTECH S.A.S. se compromete a garantizar que los subencargados cumplan con las mismas obligaciones de seguridad y confidencialidad aquí establecidas, incluyendo la firma de contratos de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013, cuando sea aplicable.
9.6. Retención y Eliminación
La retención y eliminación de los datos personales tratados por UFOTECH S.A.S. como Encargado se regirá por la Política de Eliminación y Conservación de Datos de la Aplicación SiFirma.
9.7. Auditorías y Cumplimiento
UFOTECH S.A.S. pondrá a disposición del Cliente la documentación que acredite el cumplimiento de sus obligaciones como Encargado del Tratamiento, incluyendo certificaciones de seguridad (ISO/IEC 27001) o extractos relevantes de sus políticas.
