Política de eliminación y conservación de datos

En cumplimiento con nuestro compromiso de transparencia y seguridad de la información, y en concordancia con la Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales), la Ley 527 de 1999 (Mensajes de Datos y Firma Electrónica) , y los estándares internacionales de seguridad (ISO/IEC 27001:2022), UFOTECH S.A.S. establece la presente Política.

1. Objeto y Alcance
Esta Política tiene como objetivo principal informar al Cliente (Responsable del Tratamiento) y a los Titulares (Firmantes) sobre el manejo, los plazos de retención y el procedimiento de supresión de los datos personales y, de manera crucial, de la Evidencia de Firma generada a través de la plataforma SiFirma. Se enfatiza que el objeto del servicio es la generación de firmas electrónicas con validez jurídica , y que UFOTECH S.A.S. no actúa como un Sistema de Gestión Documental de Archivo Electrónico. Por lo tanto, esta Política delimita la responsabilidad de la conservación de la Evidencia de Firma (Metadatos de Auditoría, Log de Trazabilidad, Hash) y establece la clara exoneración de responsabilidad de UFOTECH S.A.S. sobre la custodia a largo plazo de los documentos finales firmados. La custodia documental posterior a la entrega es responsabilidad exclusiva del Cliente.

2. Principio Fundamental: No Custodia del Documento
SIFIRMA no es un sistema de gestión documental de archivo electrónico. Por lo tanto, UFOTECH S.A.S. NO almacena ni conserva los documentos finales firmados (Mensajes de Datos) más allá del tiempo necesario para completar el proceso de firma y enviarlo al Cliente y/o a las partes designadas. Una vez que el documento es entregado o puesto a disposición para su descarga, la responsabilidad sobre su custodia y conservación recae única y exclusivamente en el Cliente (Responsable del Tratamiento).

3. Responsabilidad del Cliente sobre la Conservación del Documento
El Cliente (Usuario) asume la plena responsabilidad por la descarga, custodia, conservación y trazabilidad a largo plazo del documento final firmado (Mensaje de Datos) y el cumplimiento de los plazos legales de conservación que le sean aplicables según su Tabla de Retención Documental – TRD. UFOTECH S.A.S. se exonera expresamente de toda responsabilidad por la pérdida, deterioro o alteración del documento firmado que ocurra después de su entrega al Cliente.

4. Datos y Elementos Objeto de Conservación por Si Firma
La única obligación de conservación a largo plazo de UFOTECH S.A.S. se limita a los elementos que constituyen la Evidencia de Firma (Metadatos de Auditoría), necesarios para garantizar la validez legal del proceso de firma.

Los datos y elementos conservados son:

• Evidencia de Firma: Dirección IP, Fecha y Hora exacta de la firma, Tipo de Dispositivo/Software.
• Integridad Criptográfica: El Hash (valor criptográfico único) del documento en el momento de la firma.
• Trazabilidad: El Log de Auditoría inalterable (Registro de la Transacción).

5. Tiempo de Retención de la Evidencia de Firma
UFOTECH S.A.S. conservará la Evidencia de Firma (Metadatos y Hash) por un período de cinco (5) años a partir de la fecha de finalización del proceso de firma.

•  Este plazo garantiza la validez probatoria de la firma y es independiente del plazo de conservación documental legalmente exigido para el documento final, que es responsabilidad del Cliente.

6. Procedimiento de Eliminación de Datos Personales
Una vez finalizado el proceso de firma:

1. Documento Final: El documento se elimina automáticamente de los sistemas de UFOTECH S.A.S. en un plazo no mayor a 30 días, después de su entrega/descarga por el Cliente, salvo que se requiera su retención para fines operativos internos o para atender un requerimiento legal inmediato.

2. Evidencia de Firma (Logs/Metadatos): Los datos de la Evidencia de Firma (Log de Auditoría, Hash, IP) se conservarán por el plazo de cinco (5) años.

3. Supresión a Solicitud del Titular: En caso de solicitud de supresión del dato por parte del Titular, UFOTECH S.A.S. procederá a la eliminación de los datos personales identificables (nombre, correo) de las bases de datos del Servicio, pero podrá conservar la Evidencia de Firma (Logs/Metadatos) en formato pseudonimizado o anonimizado por el plazo de retención (5 años), en virtud de la necesidad de atender requerimientos legales de auditoría y la garantía de la validez legal de la transacción de firma, conforme a la Ley 527 de 1999.

7. Seguridad de la Eliminación y la Conservación
Todos los procedimientos de eliminación y conservación se realizan aplicando protocolos seguros de comunicación y cifrado, y todos los accesos y gestiones son registrados y custodiados conforme a las políticas de trazabilidad y seguridad (ISO/IEC 27001) de UFOTECH S.A.S., limitando el acceso solo a personal autorizado.

Fecha de entrada en vigencia: 11 Diciembre de 2025